So smart kann Ihr Office werden
Warum Sie jetzt auf digitale Geschäftsprozesse setzen sollten
Die Ziele der Digitalisierung von Geschäftsprozessen sind das Steigern der Effizienz, der Margen und Produktivität hin zu einem verbesserten Kosten-Leistungs-Verhältnis. Traditionelle Methoden der Organisation, Speicherung und Teilung von Informationen auf Papier, in Emailprogrammen oder Ordnerstrukturen sind jedoch fehleranfällig und zeitraubend. Wir machen Ihr Büro fit und verhelfen Ihnen zum Smart-Office, damit Sie auch zukünftig im Wettbewerb die Nase vorn behalten.
Wie Ihnen ein Information Management Systems zum Smart-Office verhilft
Der sichere und rasche Austausch von Informationen ist für jedes Unternehmen essentiell. Durch die Einbindung eines Informationsmanagementsystems wird es Unternehmen aller Größen ermöglicht, ihre Abhängigkeit von Papier und manuellen Bearbeitungsmethoden zu reduzieren. Dies erhöht die Kontrolle und Rückverfolgbarkeit, sowie den Zugang zu Informationen innerhalb Ihres Unternehmens.
Es kann riskant sein, sich auf Papierdokumente zu verlassen, denn sie sind nicht vor Diebstahl, Umwelteinflüssen und möglichem Verschwinden gefeit.
Außerdem wirken sich das Drucken und der übermäßige Verbrauch von Papier nicht nur negativ auf unsere Umwelt aus, sondern auch auf die Geldbörse.
Die Kosten, die beim Ausdrucken und Archivieren von Papierdokumenten entstehen, können durch das Digitalisieren Ihrer Daten vermieden werden.
Mit einer Informationsmanagement Software wie Therefore™ können Sie Geschäftsprozesse einfach digitalisieren.
Mit Hilfe von transparenten Workflows optimieren Sie die Kontrolle und Überschaubarkeit Ihrer Unternehmensprozesse.
Durch die verbesserte Transparenz des Unternehmens werden Prozesse vereinfacht, sowie Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten präzisere Informationen zur Verfügung gestellt.
6 Vorteile mit Ihrem Information Management System
Erfassen und nutzen Sie Ihre Informationen, machen Sie Ihre Geschäftsinformationen nutzbar, unabhängig von ihrem Format.
- Effizienter Import elektronischer Informationen mit einfachen manuellen oder optimierten automatischen Importoptionen.
- Direktes Scannen und Indexieren von Scangeräten aus.
- Automatisches Klassifizieren und Extrahieren von Daten über fortschrittliche Scanlösungen.
Ein sicheres digitales Repository, Datenschutz als Standard. Datenschutz durch Design.
- Berechtigungen für bestimmte Inhalte können problemlos für einzelne Benutzer oder Benutzergruppen definiert werden.
- Manipulationsschutz – Bei jedem Abruf verifiziert das System die Authentizität eines Dokuments.
- Automatische Sicherungen gewährleisten, dass Ihre Daten im Fall eines Laufwerkfehlers wiederhergestellt werden können.
- Nur autorisierte Benutzer können auf das System zugreifen.
Informationen als strategisches Kapital einsetzen, aktualisieren und verwalten Sie Informationen effektiv in allen Bereichen Ihres Unternehmens.
- Gleichzeitig mit internen oder externen Mitarbeiten an Dokumenten arbeiten.
- Problemlos Änderungen verfolgen, Aufgaben zuweisen und Informationen über Workflows verarbeiten.
- Nahtlose Integration mit beliebiger Software von Drittanbietern über native Integrationen, den Therefore™ Universal Connector oder die Therefore™ API.
- Problemlose Compliance mit gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen in Bezug auf Vertraulichkeit und Aufbewahrungsfristen.
Greifen Sie jederzeit und überall auf Ihre Informationen zu, Informationen, die Ihren Bewegungen folgen!
- Suchen auf der Basis von Metadaten oder Dokumentinhalten, egal wo das Dokument im System gespeichert ist.
- Greifen Sie im Büro, im Internet oder mit Therefore™ Go auf Ihre Informationen zu.
- Mit Therefore™ Anywhere können Sie Dokumente offline bearbeiten und sie dann später wieder synchronisieren.
- Unkomplizierte gemeinsame Nutzung von Daten innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation.
- Therefore™ macht es einfach, Informationen zu exportieren, per E-Mail zu versenden oder freizugeben.
Zentrale Geschäftsprozesse rationalisieren, Höhere Effizienz, größere Transparenz und verbesserte Konsistenz.
- Die leistungsstarke Workflow-Engine von Therefore™ automatisiert wichtige Geschäftsprozesse. Mehrere Personen können gleichzeitig an einem Prozess arbeiten und das System automatisiert viele Aufgaben im Hintergrund.
- Der Content Connector speichert und indexiert ständig die Informationen aus überwachten Ordnern, Mailboxen, digitalen Signaturanbietern oder CloudSpeicherkonten. Automatisieren Sie den Fluss von Informationen in Ihr Unternehmen!
Analyse und Reaktion auf wichtige Leistungsindikatoren, behalten Sie die Messwerte im Auge, die für Sie am wichtigsten sind!
- Berichte einplanen, die in regelmäßigen Abständen automatisch zugestellt werden. Größere Transparenz erzielen und informierte Entscheidungen treffen
- Umfassende Prüfprotokolle für Dokument- und Benutzeraktionen nutzen, um Compliance mit Datenschutz- und Sicherheitsregelwerken zu gewährleisten.
- Erwecken Sie Ihre Daten zum Leben mit dynamischen Echtzeit-Dashboards. Reagieren Sie sofort auf Veränderungen in den Leistungsindikatoren.
Einsatzbereiche für ein Information Management System
Wo Therefore™ helfen kann:
Personalverwaltung
Einstellung, Onboarding und Offboarding optimieren
Finanzen
Rechnungsbearbeitung über Workflows
Fertigung
Informationen zur Sicherheit am Arbeitsplatz
Vertragsverwaltung
Automatische Verwaltung
Kundendienst
Kundendokumente schnell zusammenfassen
Logistik
Rechnungen, Gutschriften und Spediteurzahlungen digitalisieren
Betriebsdaten
Analyse-Dashboards
Und das ist erst der Anfang!
Therefore™ kann an die Anforderungen so gut wie aller Abteilungen und Prozesse angepasst werden, was zu effizienteren Betriebsabläufen, höherer Produktivität und größerer Kundenzufriedenheit führt.
Sichern Sie sich jetzt Ihr das Smart-Office Starter Bundle
Von Papier zu Daten – mit easy Scan-Workflows
Dokumentinhalte digital erfassen, verstehen und verteilen
Wahrscheinlich erfassen Sie Ihre Papierunterlagen schon mit einem Multifunktionsdrucker (MFP) oder der Mobilgerätekamera, um sie dann in PDF zu konvertieren und zu verteilen. Aber können Sie das Ganze auch in einem Schritt per Tastendruck erledigen? Also Dokument scannen oder abfotografieren, weiterleiten, mit einem Namen versehen, auslesen und automatisch an bestimmte Personen oder Ziele verteilen?
Effizienter Scannen im Büro
Eine effektive digitale Zusammenarbeit beginnt mit bearbeitbaren Dokumenten im Digitalformat. Heute gehören zu vielen Geschäftsprozessen immer noch Papierdokumente, und deren Bearbeitung ist meist mehr als umständlich.
Easy Smart-Scan automatisiert Workflows. Es erleichtert so die Dokumentenverarbeitung und vereinfacht komplexe Aufgaben.
Papierbasierte Zusammenarbeit automatisieren - Dokumente schneller verteilen
MFPs Mit vorhandenen …
Nutzen Sie Ihre vorhandenen Multifunktionsgeräte einfach weiter. easy erweitert die Scanfunktionen Ihrer MFPs um intuitiv bedienbare Apps.
In der Regel haben Sie Zugriff auf Multifunktionsdrucker (MFPs), mit denen sich Papierunterlagen scannen, in PDF-Dokumente wandeln und versenden lassen.
Das klingt praktisch – ist aber nicht immer ganz so produktiv, wie Sie im ersten Moment denken mögen, denn: Sie müssen am MFP auf die Scanausgabe warten und dort E-Mail-Adressen von Hand eintippen.
Wer mag das schon gerne? Ganz zu schweigen von der Frage, ob das Dokument überhaupt einwandfrei gescannt wurde.
Und damit fängt der Frust erst an.
Was Sie also brauchen, ist eine wirkliche Geschwindigkeits- und Produktivitätssteigerung, ohne Einbußen bei Informationssicherheit und Dokumentintegrität.
Wir erweitern Ihr Multifunktionssystem um die passende App mit intuitiver Bedienung. So wie Sie es bereits von Ihrem Smart-Phone kennen.
Holen Sie alles aus Ihrem Multifunktionssystem heraus!
per easy Smart-Scan-Workflows …
Wandeln Sie Papierdokumente zu wertvollen digitalen Daten. Maßgeschneidert aufbereitet für Ihren Bedarf.
Die easy Smart-Scan-Workflows verarbeiten Ihre gescannten Dokumente vollständig automatisiert. Ganz nach Ihren persönlichen Anforderungen können z. Bsp. folgende Aufgaben erledigt werden:
- Teilen der Dokumente in einzelne Sätze
- entfernen leerer Seiten
- OCR Texterkennung in höchster Qualität
- Höchste Komprimierung für kleine Dateien
- Verbessern der Qualität
- erkennen und extrahieren von Informationen
- Automatische Dateibenennung
- Transformation in diverse Dateiformate wie PDF, Word, Excel
direkt in Ihre Anwendungen!
Die Daten werden direkt an Ihre Systeme oder Speicherorte gesendet und stehen fertig im Geschäftsprozess zur Verfügung
Die easy Smart-Scan-Workflows stellen zwischen dem MFP und den meisten verbreiteten Verzeichnis-, E-Mail-, Fax- und Teamarbeitssystemen eine Verbindung her – ganz einfach per Knopfdruck.
Zahlreiche Konnektoren geben Zugriff auf alle Funktionen für die umgehende Einspeisung von Dokumenten in elektronische Workflows.
So werden Transaktionen beschleunigt und die Übertragung von Dokumenten und Freigabe von Inhalten an andere Bearbeiter gewährleistet.
Beispiele:
- Microsoft Exchange
- Microsoft SharePoint
- Cloud-Konnektor-Paket: Microsoft OneDrive, Google Drive, Dropbox
- SalesForce
- Quick Connect: Anpassbarer
- Konnektor, mit dem Sie ohne jeglichen Programmieraufwand Dokumente umgehend an mehrere Ziele verteilen können: Ordner, Websites, Datenbanken und Dokumenten-Management-Systeme
Jetzt easy smart-Scan-Workflows kennenlernen:
Live im Web
Wir präsentieren Ihnen die smarten Funktionen per Videokonferenz.
Persönlich bei uns
Verschaffen Sie sich einen umfassenden Überblick anhand von praktischen Beispielen innerhalb unseres Unternehmens.
direkt bei Ihnen
Wir helfen Ihnen und Ihrer Organisation, papierbasierte Informationsflüsse systematisch zu analysieren und Potential für die Verbesserung von Prozessen im Rahmen der digitalen Transformation zu identifizieren.